Teknisk drift är den funktion som mest kan liknas med en organisatorisk enhet. Det är här den tekniska kompetensen finns i form av medarbetare och i många IT-organisationer motsvarar det driftavdelningen eller infrastrukturavdelningen.
Hela den tekniska IT-miljön behöver förvaltas. Om något går sönder behöver det återställas och om något nytt ska sättas upp behöver det designas och byggas. För att utföra dessa aktiviteter behövs kompetens runt alla de produkter och komponenter som ingår i IT-miljön. Det är funktionen teknisk drift som ansvarar för att denna kompetens finns tillgänglig för IT-organisationen.
Tillgången på kompetens behöver inte betyda att den finns i form av en anställd medarbetare, den kan lika gärna finnas i form av leverantörer eller inhyrda konsulter.
Syfte
Syftet med teknisk drift är att vara IT-organisationens experter på den tekniska IT-miljön. Det innebär att tillhandahålla teknisk kompetens för design, test, driftsättning, löpande underhåll och kontinuerlig förbättring av de IT-tjänster som produceras.
Funktionen ska även tillhandahålla alla tekniska resurser till övriga delar inom IT-organisationen. Teknisk drift säkerställer att medarbetare och inhyrda resurser har tillräcklig utbildning och kunskap för att delta i projekt, underhålla IT-miljön och genomföra förbättringsarbete.
Genom att uppfylla dessa två syften, säkerställer teknisk drift att IT-organisationen har tillgång till den mängd resurser och den kompetensnivå som krävs för att svara upp mot de nivåer som överenskommits med verksamheten.
Ansvar
Den övergripande uppgiften för teknisk drift är att planera, driftsätta och underhålla den tekniska IT-miljön. I det ingår även att kontinuerligt sträva efter en så stabil och kostnadseffektiv IT-miljö som möjligt.
Teknisk drifts ansvar omfattar, men är inte begränsat till:
- Fungera som andra linjens support för den tekniska delen av IT-miljön
- Tillhandahålla expertkompetens vad gäller samtliga tekniska komponenter i IT-miljön
- Utföra beställningar som inkommer via request fulfilment-processen
- Tillhandahålla resurser till problem management-processen som kan genomföra problemsökning på tekniska komponenter
- Bemanna projekt och större aktiviteter där teknisk expertis behövs
- Vara experter och rådgivare i den tekniska utvecklingen
- Bistå change management-processen med expertis på den tekniska IT-miljön
- Genomföra aktiviteter i release management-processen.
- Genomföra utbildningar och ta fram utbildningsmaterial och dokumentation riktat till användare och service desk
- Ansvara för att den tekniska dokumentationen av IT-miljön är komplett och korrekt
Organisation och arbetssätt
I mindre och medelstora IT-organisationer är teknisk drift vanligtvis en enda organisatorisk enhet. Dock består IT-infrastrukturen av många olika tekniska områden där vissa kan slås ihop och bemannas av generalister medan andra kräver specialister. Varje organisation måste bemanna funktionen på ett sätt som passar den egna strukturen och storleken.
Funktionens ansvar är att tillhandahålla expertkompetens, inte nödvändigtvis att ha den inom den egna organisationen. Det gör att för vissa speciella områden passar det bättre att köpa in kompetensen genom underleverantörer istället för att anställa. Det kan vara områden där expertkompetens är svår att rekrytera eller där ärendemängden är liten, samtidigt som området är smalt och inte kan bemannas av en generalist.
Medarbetarna som ingår i teknisk drift är ofta efterfrågade inom IT-organisationen vilket gör att belastningen blir hög. Därför ska alla aktiviteter och ärenden som behöver en resurs från teknisk drift hanteras via processen koordinering. På det viset lyfts prioriteringen till en övergripande nivå och enskilda resurser avlastas.
Input
Den övergripande inputen till teknisk drift är ärenden som kommer via koordinering. Mer specifikt består inputen av:
- Problem
- Beställningar
- Driftuppgifter
- Projekt
- Förbättringsaktiviteter
Output
Den övergripande outputen från teknisk drift är en stabil och kostnadseffektiv IT-miljö. Mer specifikt består outputen av:
- Lösta problem
- Genomförda beställningar
- Utförda driftuppgifter
- Genomförda förbättringsaktiviteter
- Driftsatta förändringar
Dokumentation
Alla dokument som tas fram av funktionen ska finnas tillgängliga i ett verksamhetssystem. De viktigaste dokumenten är:
- Teknisk dokumentation av produkter och komponenter
- Driftuppgifter för produkter och komponenter
- Information om tekniska lösningar som finns i IT-miljön
Information om de leverantörer som är en del av funktionen
Relationer till övriga processer och funktioner
Teknisk drift har kopplingar till många andra processer och funktioner. Här listas de vanligaste:
