Många IT-organisationer tenderar att ”göra allt”. De agerar reaktivt på verksamhetens förändringar och den dagliga verksamheten består till stor del av akuta åtgärder på alla nivåer. Därmed blir det svårt att hålla ihop helheten i leveransen. Det finns, kort sagt, ingen tydlig strategi.
En strategi ska beskriva vad som ska göras och som konsekvens av det, även vad som inte ska göras. Först då kan resurserna kraftsamlas inom organisationen och bli effektiva. På den enklaste nivån är strategin en plan som beskriver hur organisationen ska nå ett antal uppsatta mål, samt vilka steg som bör tas för att ta sig från en position till en annan med hänsyn till interna och externa variabler.
En IT-strategi fokuserar på hur en IT-organisation ska stödja verksamheten med hjälp av IT. En stor utmaning i detta är att definiera skiljelinjen mellan IT-organisationen och verksamheten. Även om inga pengar byts internt så eftersträvas ett affärsmässigt förhållande med en kundsida och en leverantörssida.
Förmågan att betrakta IT som en tjänsteleverans skiljer väldigt mycket mellan olika organisationer. Ofta finns enheter även inom verksamheten som hanterar IT-frågor. Exempel på sådana enheter kan vara lokala supportgrupper, egen drift av specifika system eller applikationsförvaltning. Detta medför att ett av de grundläggande besluten är om dessa enheter tillhör den IT-levererande sidan eller den nyttjande sidan. Om de tillhör den IT-levererande sidan så är även dessa enheter en del av IT-leveransen och omfattas av IT-strategin. Om inte så betyder det att verksamheten har flera leverantörer av IT. Andra frågor dyker då upp som till exempel hur IT-avdelningen ska samarbeta med dessa andra enheter och vem som håller ihop helheten av IT-leveransen till verksamheten?
Arbetet med IT-strategi är sällan så enkelt som att definiera ett mål och ett antal aktiviteter. Det finns tre grundläggande frågor som måste vara besvarade innan strategiarbetet kan börja:
- Vad är definitionen på IT-organisationen som ska omfattas av IT-strategin?
- Vad är IT-organisationens uppdrag?
- Vilka resurser har IT-organisationen för att utföra uppdraget?
Svaren på dessa frågor skapar en tydlig bild av i IT-organisationens uppdrag. Utan den tydligheten uppstår ibland missförstånd och diskussioner som tar tid och kraft av både IT-organisationen och verksamheten.
Nästan alla beslut inom en IT-organisation utgår i grunden från strategin. Om inte den strategin är tydligt formulerad och kommunicerad, blir det svårare att ta beslut i organisationen och de beslut som tas blir i värsta fall spretiga och driver organisationen åt olika håll.
Omfattning
Uppdraget för en IT-organisation kan variera väldigt mycket beroende på storleken på verksamheten, om hela eller vissa delar av IT-produktionen är outsourcad samt på den interna ansvarsuppdelningen mellan olika enheter. Storleken på strategiarbetet följer uppdragets omfattning för den IT-organisation som ska arbeta med strategin.
Ett exempel är företaget som delar upp sitt IT-ansvar i flera verksamhetsnära IT-enheter och en producerande IT-enhet. Detta innebär att det behöver finnas en övergripande IT-strategi för hela företaget samt separata strategier för varje enhet. Omfattningen på strategiarbetet är alltså beroende på vilket perspektiv enheten har inom företaget där den övergripande strategin blir en intern förutsättning till den egna enhetens strategi.
Oavsett vilken enhet som ska arbeta med strategi så omfattar arbetet fyra områden:
Perspektiv
IT-organisationens perspektiv uttrycker dess roll i företagets perspektiv. Det beskriver IT-organisationens omfattning, vad den gör och vem den gör det för. Perspektivet ska påminna IT-organisationens medarbetare, verksamheten och leverantörer vilket syfte den har och sätter den övergripande riktningen för strategin.
Position
Strategisk position beskriver hur IT-organisationen ska skilja sig från övriga konkurrerande alternativ. Generellt är det största värdet med intern produktion av IT lokalkännedom och verksamhetskunskap. I sin strävan att effektivisera så är det många IT-organisationer som glömmer bort detta värde och standardiserar på fasta fyrkantiga tjänster till verksamheten och därmed tappar man sin unika position som flexibel och verksamhetsnära. Detta kan leda till att verksamheten ifrågasätter den interna produktionen av IT och outsourcing blir ett alternativ.
Även interna IT-organisationer behöver alltså fundera över och tydliggöra sin position och sitt berättigande inom företaget.
Plan
Den mest påtagliga delen av en strategi är ett antal dokument som ofta beskrivs som den strategiska planen. Denna plan beskriver hur IT-organisationen ska uppnå sina strategiska mål och hur mycket resurser den har att investera för detta. Eftersom framtiden är oviss kan olika scenarion beskrivas som hela tiden förändras och uppdateras.
Planer skrivs på flera nivåer och av olika delar av IT-organisationen. Alla dessa planer måste hållas ihop så att de strävar mot samma strategiska mål och det är totalen av dessa planer som ingår i den strategiska planen.
Handlingsmönster
Handlingsmönstret beskriver hur IT-organisationen ska organisera sig och vilka arbetssätt som ska användas för att nå de strategiska målen. Här beskrivs de processer som ska användas och hur samarbetet med verksamhet och leverantörer ska bedrivas. Syftet är att skapa en enhetlighet i agerandet som genomsyrar hela IT-organisationen.
Övergripande flöde genom strategifasen
Strategifasen är fokuserad på att tillföra nytta i verksamheten genom användandet av IT vilket innebär att merparten av input kommer från verksamhetens ledning och output riktar sig till funktionerna leveransansvar och kundansvar på taktisk nivå.
Input till fasen:
- Från verksamhetens ledning kommer företagets strategi och inom ramen för denna även uppdraget till IT-organisationen
- Omvärlden i form av liknande IT-organisationer, leverantörer och IT-branschen som helhet står för en viktig del av input till strategifasen
- Rapporter från taktisk nivå inom IT-organisationen
Output från fasen:
- IT-strategi
- Tjänsteportfölj
- IT-policy
