Kontinuerlig förbättring

Detta är en förkortad text, du hittar mer utförliga beskrivningar i boken

De flesta IT-organisationer har en kultur att hela tiden förbättra sin IT-miljö och sitt arbetssätt. Problemet är att det sker för många förändringsaktiviteter samtidigt och att dessa sker oberoende av varandra. Ofta är de initierade på operativ nivå vilket kan göra att aktiviteterna sker utan vetskap på taktisk nivå eller samordning. Risken är då stor att det förekommer dubbelarbete eller i värsta fall parallella aktiviteter som direkt motverkar varandra.

Kontinuerlig förbättring består av en metod som ska användas av IT-organisationen vid förbättringsarbete, samt en process för att samordna och prioritera vilka aktiviteter som är viktigast att genomföra.

Syfte och omfattning

Syftet med kontinuerlig förbättringär att ständigt förbättra kvaliteten och effektiviteten i produktionen av IT-tjänster så att dessa kan möta verksamhetens behov.  Detta innebär både att uppnå och överträffa de mål som är uppsatta (kvalitet) samt att nå dessa mål till lägsta möjliga kostnad (effektivitet). För att öka kvaliteten kan IT-organisationen till exempel minska antalet fel i en process. För att göra en process mer effektiv elimineras onödiga aktiviteter alternativt automatiseras manuella operationer.

Aktiviteter för att uppnå syftet med kontinuerlig förbättringär:

  • Att mäta och analysera servicenivåer genom att jämföra dem med de krav som finns i överenskommelserna (SLA)
  • Att samordna och genomföra aktiviteter som kommer att öka kvaliteten, effektiviteten, och kundnöjdheten av IT-tjänster
  • Att samordna och styra metoder för förbättringsarbete och kvalitetsstyrning inom hela IT-organisationen

Kontinuerlig förbättringomfattar hela IT-organisationen inklusive alla funktioner, tjänster, processer och rutiner. Målet är att få kontroll över samtliga förbättringsförslag för att sedan kunna prioritera och genomföra förbättringar där IT-organisationen för tillfället får bäst effekt med en rimlig insatts.

Förbättringsmetod

Syftet med metoden är att dela upp övergripande mål i hanterbara och definierade steg. Om varje steg sedan styrs i riktning mot det övergripande målet så kommer detta till slut att uppnås. För att arbetssättet ska fungera krävs att IT-styrgruppen på strategisk nivå definierat de övergripande målen. Om dessa inte finns blir det omöjligt att på taktisk och operativ nivå peka ut riktningen för varje steg.

Utan en förståelse för avsikten med en förbättring, har denna endast ett begränsat värde. IT-organisationen lägger då resurser på en aktivitet som riskerar att inte nå full effekt eller i värsta fall motverka den övergripande planeringen.

Metoden består av sju steg:

  1. Kontrollera riktningen– IT-styrgruppen har en inblick i målen för verksamheten, och tillsammans med verksamheten formuleras en vision och en IT-strategi som är kopplad till verksamhetsstrategin. Utifrån detta arbete formuleras uppdrag, mål och syfte för IT-organisationen. Varje förbättringsaktivitet ska kopplas till dessa mål och formuleras så att det framgår hur aktiviteten bidrar till målet.
  2. Definiera den aktuella situationen– Mät och dokumentera startpunkten för förbättringen. Denna utgångspunkt kallas för baslinje och fungerar som referensvärde för kommande mätningar efter genomförd förbättringsaktivitet.
  3. Fastställ mätbara mål– Fastställ mätbara mål för förbättringsaktiviteten som ligger i linje med de övergripande målen för IT-organisationen.
  4. Planera– Utarbeta en detaljerad förbättringsplan med aktiviteter för att uppnå målen.
  5. Genomför– Genomför aktiviteten/projektet enligt planen.
  6. Kontrollera– Mät om målen har uppnåtts, kontrollera att IT-organisationen har anammat förändringen och den blivit en naturlig del av arbetet.
  7. Försäkra och besluta nästa steg– Fortsätt att mäta och följa upp förändringen löpande för att säkerställa att förändringen kvarstår och blir ett nytt nuläge (baslinje) inför kommande förbättringsinitiativ.

©2019 OpenTRIM® a model to ease the adoption of ITIL®, OpenTRIM® is a registered trademark of OpenTRIM AB. All rights reserved. ITIL® is a registered trademark of AXELOS AB. All rights reserved.

KONTAKTA OSS

VI är inte online just nu, men skicka oss ett meddelande så svarar vi dig så fort vi kan.

Sending

Log in with your credentials

Forgot your details?