En IT-organisation har inget värde i sig själv utan dess existens berättigas av att den effektiviserar företagets verksamhet. Funktionen IT-styrgrupp är den primära kontaktytan för verksamhetens ledning och har det yttersta ansvaret för att de IT-tjänster som levereras uppnår avsedd effektivisering av verksamheten. IT-styrgruppen återfinns på den strategiska nivån i styrmodellen och ska fokusera på styrning av IT-organisationen. Finns det en formell ledningsgrupp för IT-organisationen så är det den som är IT-styrgruppen.
Syfte
Det primära syftet med IT-styrgruppen är att vara den funktion som aktivt styr och kontinuerligt förbättrar värdet av IT för verksamheten. Funktionen är högsta beslutande instans inom IT-organisationen och hanterar därmed eskalerade ärenden från taktisk nivå.
Andra syften är att representera IT-organisationen på strategisk nivå mot verksamheten och mot leverantörer samt att ta fram mål och styra verksamheten inom IT-organisationen.
Ansvar
IT-styrgruppen ansvarar för kontakten med verksamhetens ledningsgrupp samt kontakten på strategisk nivå med utvalda leverantörer. Samtliga frågor av övergripande eller strategisk karaktär ska avhandlas i IT-styrgruppen samt frågor som inte smidigt kan avgöras på taktisk nivå.
IT-styrgruppen är ansvarig för att ta fram IT-strategin och IT-policyn samt att dessa implementeras i organisationen och efterlevs. I IT-styrgruppens ansvar ingår även att kontinuerligt hålla sig uppdaterad av vad som händer i verksamheten samt vad liknande IT-organisationer gör och den allmänna utvecklingen i IT-branschen.
Funktionen ska även ansvara för att ta fram en tjänsteportfölj som definierar vilka typer av IT-tjänster som ska levereras till verksamheten, vilket värde dessa tillför samt hur dessa ska finansieras.
Aktiviteter och arbetssätt
Arbetssättet inom IT-styrgruppen kan likställas med hur en ledningsgrupp inom vilken organisation som helst arbetar. Varje deltagare representerar en specialistkompetens men det övergripande är det gemensamma ansvaret att styra och förbättra IT-organisationen.
IT-styrgruppen behöver hantera olika typer av frågor och för att sköta arbetet effektivt så kan med fördel olika möten ha olika tema. Operativa styrningsfrågor på ett möte och mer långsiktiga strategiska frågor på nästa möte. Det viktiga är att det finns en tydlighet och en struktur i arbetet så att medlemmarna kan förbereda sig inför varje möte.
Öppenhet och synlighet är viktigt för IT-styrgruppen. Om någon vill skicka ett ärende till funktionen så måste det finnas en dokumenterad rutin för hur detta ska göras och beslut som fattas ska kommuniceras till IT-organisationen på ett tydligt sätt.
Typiska aktiviteter för IT-styrgruppen är att:
- Ta fram och kommunicera en strategi för IT-organisationen
- Ta fram och besluta en IT-policy
- Hantera eskalerade ärenden från taktisk nivå
- Stödja verksamhetens ledning i större verksamhetsförändringar
- Ta fram och besluta om innehållet i en tjänsteportfölj
Input
Input till funktionen består primärt av uppdraget från verksamhetens ledning samt det som händer i IT-branschen i stort. Men även av rapporter, mätdata och förbättringsförslag från hela IT-organisationen. För att få struktur på alla ärenden som kommer in används processen kontinuerlig förbättring.
Output
Den övergripande outputen från funktionen är en strategisk plan för IT-organisationen. Mer specifikt består outputen av:
- Beslut i strategiska frågor
- Strategi för IT-organisationen
- Tjänsteportfölj
- Policys
- Definierat handlingsmönster för IT-organisationen
Dokumentation
Alla dokument som tas fram av funktionen ska finnas tillgängliga i ett verksamhetssystem. De viktigaste dokumenten är:
- Strategi för IT-organisationen
- IT-policy
Relationer till övriga processer och funktioner
Funktionen IT-styrgrupp har kopplingar till många olika processer och funktioner, här presenteras de tydligaste:
