Hantering av tjänsteportfölj

När strategin är fastställd behöver den omsättas till ett utbud av IT-tjänster som ska levereras till verksamheten. Samtidigt lever en IT-organisation i en föränderlig värd och behöver kontinuerligt anpassa sin verksamhet. För att sätta ramen på vad som ska göras och vad som inte ska göras behövs ett strategiskt dokument som avgränsar utbudet av tjänster och på det viset även sätter ramarna för IT-organisationens verksamhet. Detta strategiska dokument är tjänsteportföljen.

En tjänsteportfölj beskriver IT-organisationens IT-tjänster i form av vilket värde dessa tillför till verksamheten. Värdet beskrivs i marknadstermer för att kunna jämföras med andra leverantörer på marknaden.  Genom att beskriva IT-organisationens verksamhet på det viset, ska tjänsteportföljen bland annat svara på följande strategiska frågor:

  • Varför behöver verksamheten våra tjänster?
  • Varför ska verksamheten köpa dem av oss?
  • Hur ser finansieringsmodellen ut?
  • Vilka är våra styrkor, svagheter, prioriteringar och risker?
  • Hur ska vi fördela våra resurser?

Hantering av tjänsteportföljansvarar för vilka tjänster som kommer in i tjänsteportföljen och hur dessa tjänster ska hanteras genom hela livscykeln. Hantering av tjänsteportföljär som en grindvakt med uppgift att säkerställa att det endast kommer in tjänster som tillför värde till verksamheten och som ligger i linje med den beslutade strategin.

Syfte och omfattning

Syftet med hantering av tjänsteportföljär att säkerställa att IT-organisationen har rätt uppsättning av IT-tjänster för att balansera kostnaderna med förmågan att uppfylla verksamhetens krav. Processen säkerställer att tjänsterna är finansierade och att de är kopplade till verksamhetens mål.

Syftet uppnås genom att:

  • Tillhandahålla aktiviteter och forum som hjälper IT-organisationen att undersöka och besluta om vilka tjänster den ska leverera
  • Förvalta portföljen av tjänster
  • Ge IT-organisationen rätt mekanismer för att utvärdera hur IT-tjänsterna hjälper verksamheten att uppfylla strategin
  • Kontrollera vilka tjänster som erbjuds, under vilka omständigheter och vad de kostar att producera
  • Spåra investeringar som görs i produktionen av tjänster
  • Analysera tjänster som inte längre erbjuds till verksamheten och varför de är avslutade

Omfattningen på tjänsteportföljen är samtliga tjänster som IT-organisationen planerar att leverera, de som just nu levereras och de som tidigare har levererats men avslutats. Den viktigaste frågan för hantering av tjänsteportföljär huruvida IT-organisationen klarar av att generera ett värde för verksamheten utifrån dessa tjänster.

Tjänsteportföljen innehåller komplett information om samtliga tjänster som IT-organisationen levererar. Den används för att förvalta IT-tjänsterna genom hela deras livscykel och består av tre delar:

  • Pipeline
  • Tjänstekatalog
  • Avslutade tjänster

Tjänsteportföljen följer upp investeringar som IT-organisationen har gjort i IT-tjänsterna och om det är möjligt även beskriver dessa i förhållande till effektiviseringar i verksamheten.

Tjänsteportföljen

Tjänsteportföljen är en komplett samling av de IT-tjänster som hanteras av IT-organisationen, även de som produceras av en extern leverantör. Tjänsteportföljen inbegriper också IT-tjänster som endast existerar på konceptuell nivå, det vill säga IT-tjänster som skulle finnas om IT-organisationen hade obegränsat med pengar och resurser. Detta ger en möjlighet att visa för verksamheten vad som är möjligt och samtidigt ger dokumentationen en förståelse för alternativkostnaderna till den befintliga portföljen.

Varje IT-tjänst, eller möjlighet till IT-tjänst, ska dokumenteras separat och beskrivas så att innehåll, kostnader, finansiering och värdet av tjänsten tydligt framgår. Dokumentet utgör sedan grunden för den IT-tjänstebeskrivning som beskrivs i kapitlet om hantering av tjänstekatalogoch som visas upp för kunderna. Skillnaden mellan dessa två dokument är att tjänsteportföljen har ett internt fokus med all tillgänglig information om produktion, beroenden och kostnader medan tjänstekatalogen riktar sig till kunderna och endast innehåller den information som har betydelse för verksamheten.

Tjänsteportföljen delas in i tre delar för att skilja IT-tjänsternas olika livscykelstatus. Dessa tre delar är:

Pipeline

Pipeline beskriver alla tjänster som är under utredning eller utveckling och som inte är synliga för verksamheten. Den innehåller även möjligheter till nya tjänster som kan tillföra ett värde till verksamheten.

Tjänstekatalogen

Tjänstekatalogen består av ett antal strukturerade dokument eller en databas som beskriver de tjänster som verksamheten kan beställa. Tjänstekatalogen är den enda delen av tjänsteportföljen som är synlig för kunderna. Tjänstekatalogen beskrivs mer ingående i kapitlet hantering av tjänstekatalog.

Avslutade tjänster

Alla IT-organisationer måste ta beslut om när en tjänst ska avslutas och tas bort från tjänstekatalogen. Gamla tjänster blir ofta väldigt dyra att underhålla jämfört med att utveckla en ny tjänst som uppfyller samma behov i verksamheten. Denna analys ska göras som en del av en återkommande utvärdering av tjänsterna. Det bör även finnas en policy som beskriver hur länge en avslutad tjänst ska ligga kvar i tjänsteportföljen innan den helt tas bort.

Aktiviteter

Hantering av tjänsteportföljbestår av fyra faser (definiera, analysera, godkänna och etablera) där varje fas har egna aktiviteter och beroenden.

©2019 OpenTRIM® a model to ease the adoption of ITIL®, OpenTRIM® is a registered trademark of OpenTRIM AB. All rights reserved. ITIL® is a registered trademark of AXELOS AB. All rights reserved.

KONTAKTA OSS

VI är inte online just nu, men skicka oss ett meddelande så svarar vi dig så fort vi kan.

Sending

Log in with your credentials

Forgot your details?