Det som skiljer en effektiv grupp eller organisation från andra är att det finns en helhet, ett gemensamt synsätt och en gemensam arbetsmetodik. Det primära syftet med funktionen arkitektur och arbetssätt är att skapa och förvalta den gemensamma plattformen för hela IT-organisationen så att kraften kan läggas på att producera istället för att diskutera vem som ska göra vad och på vilket sätt det ska göras.
Ju större organisation, desto större behov av ett gemensamt arbetssätt. Det är väldigt lätt att bygga ”stuprör” eller ”silos” i större organisationer. Det vill säga avdelningar som verksamhetsmässigt låser in sig i sin egen del av organisationen utan att ta hänsyn till, eller dra nytta av, vad andra delar redan har utfört. Sådana organisationer hamnar ofta i ett beteende där de hänvisar till eller skyller misstag på andra delar av organisationen. Ett sådant beteende är inte effektivt.
En central funktion behövs för att styra arbetssättet, hjälpa till att riva murarna och få hela IT-organisationen att jobba tillsammans. Ett grundkrav för att detta ska lyckas är att den här funktionen har stöd och mandat från högsta ledningen inom IT.
Syfte
Syftet med funktionen är att samla gemensamma strukturfrågor så att alla delar av IT-organisationen arbetar på ett likartat sätt och efter samma arkitektur. Stora och medelstora IT-organisationer kan vid behov dela upp funktionen i en för arbetssätt och en för arkitektur.
Ansvar
Funktionen är direkt underställd IT-styrgruppen och ska bistå den strategiska nivån med kunskap om arbetssätt och arkitektur. Det är funktionens uppgift att påtala och driva kontinuerliga förbättringar inom området. Funktionen ansvarar även för att utarbeta de policydokument som ska fastställas på strategisk nivå och sedan styra arbetet inom IT-organisationen.
Då syftet med funktionen är att samordna och likrikta arbetssättet inom hela IT-organisationen är det viktigt att samtliga processer, metoder och ramverk ligger inom ansvaret för funktionen.
Aktiviteter och arbetssätt
I en stor IT-organisation där processägare och arkitekt är heltidsroller så är det enklast att funktionen arkitektur och arbetssätt bildar en organisatorisk enhet. I mindre IT-organisationer så utförs arbetet inom funktionen vid återkommande tillfällen, till exempel en gång per vecka.
Aktiviteterna består i att kontinuerligt mäta, följa upp och förbättra arkitekturen och arbetssättet inom IT-organisationen. Detta underlättas genom att använda arbetssätt och ärendehantering i processen kontinuerlig förbättring.
Input
Input till funktionen består av rapporter, mätdata, felaktigheter som upptäcks och, förbättringsförslag eller önskemål från hela IT-organisationen. För att få struktur på alla ärenden som kommer in används processen kontinuerlig förbättring.
Output
Funktionens primära output är en komplett modell som beskriver hela IT-organisationens arbetssätt och arkitektur. Att detta finns betyder inget om det inte används, vilket innebär att funktionen kontinuerligt måste, utöver dokumentation av modell och arkitektur, arbeta med att informera, utbilda och stödja användandet inom IT-organisationen. Detta innebär att output från funktionen även omfattar utbildningar, lathundar, informationsmöten och personlig stöttning av berörda medarbetare.
Dokumentation
Alla dokument som tas fram av funktionen ska finnas tillgängliga i ett verksamhetssystem. De viktigaste dokumenten är:
- Tjänstestruktur
- Styrmodell för IT-organisationen
- Roller och ansvar inom IT-organisationen
- Processdokumentation
- Arkitekturdokumentation
- IT-policy innehållande:
- IT-säkerhetspolicy
- Policy för processer och arbetssätt
- Policy för mjukvara
- Policy för infrastruktur
Relationer till övriga processer och funktioner
Arkitektur och arbetssätt har kopplingar till många andra processer och funktioner. Här listas de vanligaste:
