Funktionen applikationsdrift ska ha kontroll på alla applikationer som ingår i IT-miljön. Till skillnad från teknisk drift så är de grupperingar som hanterar applikationer ofta utspridda organisatoriskt. Dessutom är det vanligt att denna funktion hanteras av en leverantör. Många IT-organisationer skapar förvaltningsgrupper för de större verksamhetssystemen. Dessa grupperingar beskrivs i denna bok som leveransansvarsforum. Även borträknat de större systemen och applikationerna så finns det oftast flera hundra applikationer som ingår i IT-miljön och som även dessa behöver förvaltas.
Uppgiften för applikationsdrift blir i och med detta tvådelad. Huvudansvaret är att alla applikationer som ingår i IT-miljön ska kunna levereras tillsammans med infrastrukturen som en stabil IT-tjänst till verksamheten. För vissa av dessa applikationer finns det en separat gruppering som ansvarar för förvaltningen. I dessa fall ansvarar applikationsdrift för drift och samordning. För alla övriga applikationer ansvarar applikationsdrift för både drift och förvaltning.
Syfte
Syftet med applikationsdrift är att vara IT-organisationens experter på de applikationer som ingår i IT-miljön. Det innebär att tillhandahålla kompetens för design, test, driftsättning, löpande underhåll och kontinuerlig förbättring av applikationer.
Funktionen ska även tillhandahålla alla applikationsresurser till övriga delar inom IT-organisationen. Applikationsdrift säkerställer att medarbetare och inhyrda resurser har tillräcklig utbildning och kunskap för att delta i projekt, underhålla applikationsmiljön och genomföra förbättringsarbete.
Genom att uppfylla dessa två syften, säkerställer applikationsdrift att IT-organisationen har tillgång till den mängd resurser och den kompetensnivå som krävs för att svara upp mot de nivåer som överenskommits med verksamheten.
Ansvar
Applikationsdrifts övergripande ansvar är att planera, driftsätta och underhålla den applikatoriska IT-miljön. I det ingår även att kontinuerligt stäva efter en så stabil och kostnadseffektiv applikationsmiljö som möjligt.
Applikationsdrifts ansvar omfattar, men är inte begränsat till:
- Identifiera och etablera den kunskap och de rutiner som behövs för att sköta förvaltning och drift av applikationerna
- Ta fram och förvalta en applikationspolicy för IT
- Ta fram och förvalta en applikationsportfölj för IT
- Fungera som eskaleringspunkt för ärenden som berör applikationer
- Tillhandahålla expertkompetens vad gäller alla applikationer i IT-miljön.
- Utföra beställningar som kommer in via request fulfilment-processen
- Tillhandahålla resurser till problem management som kan hjälpa till med problemsökning på applikationer
- Bemanna projekt och större aktiviteter där det behövs expertis
- Vara experter och rådgivare vid anskaffning och utveckling av nya applikationer
- Bistå change manager som experter
- Genomföra aktiviteter i release management-processen
- Hålla utbildningar och ta fram utbildningsmaterial och dokumentation riktat mot användare och service desk
- Ansvara för att dokumentationen av applikationer i IT-miljön alltid är komplett och korrekt
Organisation och arbetssätt
I grunden är det samma aktiviteter som krävs för att förvalta infrastrukturen eller ett system. Den stora skillnaden är att ett system är mer komplext och oftast kräver flera olika typer av kompetens i förvaltningen. Det krävs även mer input från verksamheten i form av krav för att utvecklingen av systemet ska harmonisera med utvecklingen av verksamheten. Av denna anledning skapas ofta separata förvaltningsgrupper runt specifika system.
Funktionen applikationsdrift måste etableras med hänsyn till eventuella förvaltningsorganisationer där en noggrann specificering måste göras av vem som ansvarar för vad genom systemets hela livscykel. Samma sak gäller när förvaltning av ett system eller en applikation sköts av en leverantör.
Förvaltningsgrupper använder ibland en egen förvaltningsmodell för att säkerställa verksamhetens medverkan i utvecklingen av systemet. En viktig uppgift för applikationsdrift är att samordna förvaltningsmodellen med de processer och rutiner som används inom övriga IT-organisationen för att undvika missförstånd och dubbelarbete.
Den stora skillnaden mellan teknisk drift och applikationsdrift är att applikationsdrift sällan är en egen organisatorisk enhet utan mer ett funktionellt ansvar som ligger på flera olika organisationer, både interna och externa. Detta gör att funktionen har ett viktigt ansvar att hålla ihop och samordna hela applikationsportföljen.
Input
Den övergripande inputen till applikationsdrift är ärenden som kommer via koordinering. Mer specifikt består inputen av:
- Problem
- Beställningar
- Driftuppgifter
- Projekt
- Förbättringsaktiviteter
Output
Den övergripande outputen från applikationsdrift är en stabil och kostnadseffektiv applikationsmiljö. Mer specifikt består outputen av:
- Lösta problem
- Genomförda beställningar
- Utförda driftuppgifter
- Genomförda förbättringsaktiviteter
Driftsatta förändringar
Dokumentationer
Alla dokument som tas fram av funktionen ska finnas tillgängliga i ett verksamhetssystem. De viktigaste dokumenten är:
- Applikationsportfölj
- Applikationspolicy
- Dokumentation finns för samtliga ingående applikationer
- Kända buggar
- Administrationsrutiner
- Användarhandböcker
- Underhållsschema med aktiviteter
- Inventering av kompetens
- Releaserutiner
Relationer till övriga processer och funktioner
Applikationsdrift har kopplingar till många andra processer och funktioner. Här listas de vanligaste:
